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회의를 한다 해도 사람들이 아예 오질 않아요.
등록일 2014-05-10 오후 9:20:26 조회수 749
E-mail giewook.koo@gmail.com  작성자 구기욱
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사람들은 저마다 동등하게 가지고 있는 하루의 24시간을 다르게 배분하여 사용한다. 그 배분은 가치에 따라 이루어진다. 이를 우선순위화라고 부른다. 회의에 사람들이 오지 않는 것은 회의가 있다는 것을 알지 못했거나 알았다가 잊어버린 경우가 아니라면, 회의가 그들의 우선순위에 오를 만큼 가치를 제공해 주지 못하고 있기 때문일 것이다. 

 

사람들이 회의에 오게 하려면, 사람들을 회의가 있다는 것을 효과적으로 알리고, 또 올 만큼의 가치가 있다는 것을 알려야 한다. 

 

많은 사람들이 과거의 경험상 회의가 가치없는 것을 알 경우에는 회의에 참석하려 하지 않을 것이다. 회의에 가서 얻을 것이 없다면 그 시간에 차라리 다른 일을 하는 것이 낫다는 생각을 할 것이다.

 

회의와 경쟁하는 여러가지 가치들을 생각해보면 다음과 같은 것들로 정리할 수 있다.

 

회의에 참석하여 얻는 가치

 

 

  • 회의 주관 담당자에게 잘 보인다.
  • 회의 주관 책임자에게 잘 보인다.
  • 자신의 의견과 아이디어가 회의 목적 달성에 기여한다.
  • 자신의 이해가 결정에 반영된다.
  • 공동체의 구성원으로서 기여한다.
  • 가치있는 정보를 얻을 수 있다.
  • 참여자와 친해진다.
  • 새로운 지식을 습득한다.
  • 즐거운 시간을 보낸다.

 

 

 

회의에 참석하지 않아서 얻는 가치

 

 

  • 쉬거나 잠을 잔다. 
  • 자신의 일을 한다. 
  • 개인적으로 학습을 한다.
  • 지겨운 시간을 보내지 않는다.
  • 만나기 싫은 사람을 만나지 않는다.

 

 

사람들은 참석해서 얻는 가치와 참석하지 않아서 얻는 가치 간의 비교형량을 할 것이고 참석해서 얻는 가치가 더 크지 않다면 참석하지 않을 것이다.

 

사람마다 가치의 경중을 달리 가지고 있겠지만, 종합적으로 중요한 것은 회의를 가치를 높이는 일이다. 그 중에서도 가장 핵심은 참여자가 자신의 개인적인 일을 하는 것보다 회의에참석하는 것이 더 이익이 되도록 회의의 가치를 높이고 그 가치를 알리는 것이다.

 

사람들이 과거의 저가치 회의에 참여한 경험이 많은 경우에는 아무리 그 가치를 설득하려 하여도 쉽게 받아들이지 않을 것이다. 적은 수가 참여한다고 하더라고 그들에게 의미있는 시간을 제공한다면 그들의 입을 통하여 회의의 가치는 알려지게 될 것이고 결국 사람들은 회의에 참여하게 될 것이다.

 

일반적으로 사람들이 회의에서 가치를 느끼는 것은 자신의 의견이 들려지거나 결정에 반영되는 것이다. 그러므로 이미 결정된 것을 통보하거나 설득하는 회의는 참여자로 하여금 가치를 느끼게 하기 어렵다. 그러한 것은 회의를 통해서 하기 보다는 서면, 이메일, 게시판 또는 방송으로 통보하는 것이 좋다. 

 

사람들은 저마다 가장 효과적인 방법을 마음 속에 품고 산다. 그리고 그것이 최선의 것이라고 믿고 있다. 그러므로 다른 사람이 제시한 방법보다는 자신 제시한 방법이 채택되고 받아들여 지기를 기대한다. 그러므로 사람들이 참여하고 싶어하는 회의는 이러한 자신들의 의견을 마음 껏 말할 수 있는 회의이다.

 

그러나 대부분의 회의에서는 이러한 참여자의 현명한 생각이 개진될 기회를 얻지 못하고, 이미 정해진 것을 통보받거나, 그 것을 어떻게 하라고 지시받는 경험을 하게 된다. 조금이라도 의견을 제시했다가는 즉시 비판을 당하거나 면박을 당하는 경우가 일쑤이다. 이러한 상황에서 사람들이 회의에 참여하지 않는 것은 당연하다. 

 

한 자리에 모여 여러 사람이 한꺼번에 의견을 내놓다보면 그 의견들이 서로 상충하는 경우가 있다. 이 경우 이러한 상충된 의견을 잘 처리하여 모두가 납득할 만한 것으로 의견을 모아가는 기술이 필요한데, 대부분의 회의진행자들은 의견을 모으기가 어려운 나머지 자신이 가지고 있는 답으로 유도하는 경향을 띠게 된다.

 

이 때 회의 참가자들은 자신의 의견이 회의의 결론에 반영될 여지가 희박하다는 것을 알게되고 회의는 지루한 것이 되면 다음에 있게 될 회의에는 더 이상 참석하지 않겠다는 다짐을 하게 된다.

 

늘 조직의 발전을 고민하고 있고 그래서 여러가지 사안에 대하여 이미 결론을 가지고 있는 리더에게 속도감 없은 업무의 지연으로 느껴질 수 있다. 그래서 서둘러 자신의 결론을 말하고 그것을 지지해 주기를 기대한다. 그러나 그 결론은 항상 옳은 것이 아닐 수 있으며, 설사 옳은 것이라 하더라고 옳은 것 만으로 구성원들이 그 것을 받아들여야 한다는 생각은 오류다. 옳은 것이 왜 옳은 것인지 구성원들에게 충분히 납득되어야 하고 그 납득은 타인이 설명해서가 아니라 스스로의 탐색에서 얻을 때 가능해진다.

 

벽화사업의 사례에서 상인회 임원들이 좋은 벽화는 상권을 활성화시키는 것이라는 결론을 미리내고 그 것을 학생들에게 설득하려 했다면 아마 그 결론은 받아들여 지지 않았을지 모른다. 학생들이 좋은 벽화란 무엇인지 직접 탐색함으로서 상권의 활성화에 도움이 되는 그림이 좋은 벽화라는 것을 스스로 찾아냈다. 그리고 그 회의는 참여하고 싶은 회의가 되었다.

 

 



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