우리 회사 회의도 달라질 수 있다.

퍼실리테이터가 전하는 회의 꿀팁 5가지

좋은 회의란 무엇일까요?

효율적으로 목적을 달성하는 회의, 더 나아가 결과물의 수준이 높은 회의일 것입니다.

회의 전 이렇게만 준비하면 우리 회사 회의도 달라질 수 있습니다.

1. 회의 결과물을 명확하게

회의의 최종 결과물이 무엇인지 구체적으로 고민하고 이를 참가자들과 공유해야 합니다.

구체적으로 고민하고, 몇 가지 정도는 아이디어를 내 본다면 '필요했던 결과물은 이게 아니었는데..'의 상황을 피할 수 있습니다.

2. 회의 시간 vs 회의 목적

결론 없는 회의의 상당수는 회의 목적에 맞는 시간을 기획하지 않은 회의입니다.

비전과 전략을 1시간만에 수립할 수는 없듯, 주어진 시간에 맞는 목적 혹은 목적에 맞는 시간을 기획해야 합니다.

3. 답정너 회의는 이제 그만

이미 답이 정해진 회의는 회의감이 들게 합니다.

회의 전 이미 결정된 것과 회의에서 정할 수 있는 것을 구분하는 것이 좋습니다.

식사 메뉴를 정할 때라면 예산, 한식/양식 등 이미 정해진 것이 있는지, 그것이 무엇인지를 확인하면 보다 효율적인 회의를 진행할 수 있습니다.

4. 꼭 와야 하는 참석자 찾기

회의에 필요한 정보를 가진 구성원, 이해관계를 가진 구성원, 의사결정권한을 가진 구성원의 참석이 필요합니다.

의사결정권자의 참석이 어렵다면 어디까지 회의에서 정할 수 있는지 확인이 필요합니다.

시간을 내어준 참석자에 대한 감사와 함께 왜 참여해야 하는지 이유를 찾도록 도와준다면 더 적극적인 참여자를 만날 수 있습니다.

5. 질문과 기록의 중요성

핵심적인 질문을 정리해 간다면 회의를 더욱 효과적으로 진행할 수 있습니다.

또, 회의 목적과 결과물 등을 잘 보이게 적어두면 회의의 방향을 잃어도 더 빨리 돌아오게 될 수 있습니다.

▶ 퍼실리테이터's Tip_포스트잇 유용하게 활용하기

1. 포스트잇의 가장 큰 장점은 떼었다 붙였다 할 수 있는 점입니다.

비슷한 아이디어끼리 모아 붙이거나, 대화 주제를 포스트잇은 벽에 적어두고 이야기가 완료되면 한 쪽으로 옮겨 둘 수 있습니다.

그냥 종이를 테이블 위에 올려 두고 할 수도 있지만 쉽게 붙일 수 있어 가시성이 더 좋습니다.

2. 모두가 각자의 생각과 아이디어를 그룹에게 말로 설명한다면 발표시간×인원으로 시간이 많이 소요됩니다.

이 때 각자의 생각을 먼저 쓰고 비슷한 것들끼리 모아 토픽별로 토론하면 시간을 효율적으로 쓰고, 회의가 중구난방으로 흐르지 않도록 도와줍니다.